İlk toplumlar daha basit bir yapıya sahip oldukları için günümüzdeki anlamda bir bürokrasi yapısına sahip olmaları beklenmeyebilir. Buna karşın bu basit yapılı toplumlarda da bürokrasinin önemli işlevlerinden olan iş bölümü ve hiyerarşik bir ilişki olduğu bilinmektedir. Modern devletlerdeki büyük organizasyonların sevk ve idaresi ise ancak iyi organize olmuş bürokratik bir yapı ile mümkün olabilmektedir. Bu bakımdan bürokrasi, bir devletin, bir kurumun ya da bir organizasyonun işleyişini düzenleyen, belirli kurallar içeren ve hiyerarşik mahiyete sahip bir yönetim şeklidir.

Bürokratik yönetim şekli her ne kadar devlet dışı organizasyonlarda da karşılaşılan bir yönetim şekli olsa da, çoğunlukla devlet organizasyonuna mal edilmektedir. Bu yönetim şekli standartlaşmış bir düzen anlamında hiyerarşik yapı, verimliliği amaçlayan uzmanlaşmaya dayalı sistem,  adil ve eşitlikçi uygulamalar ortaya koyması beklenen yapı, hesap verebilir ve devamlılık arz eden örgüt yapısı ve yasalar tarafından belirlenmiş görev alanı gibi işlevlere sahiptir. Bürokrasi, önceden belirlenmiş prosedürler çerçevesinde iş ve işlemlerin uzman kişiler tarafından yerine getirilmesi faaliyetidir. Bu faaliyetlerin düzen içinde işlemesi için bürokratik yapının hiyerarşik bir yapıya sahip olması ve gayrişahsi nitelikte devamlılık arz etmesi gerekmektedir. Yine bürokrasinin şeffaf ve denetlenebilir bir yapıda olması, vatandaşların bürokrasinin eşitlikçi ve adil olduğuna inanmalarını da sağlayabilmektedir. Bürokrasinin önceden yasalar tarafından belirlenmiş kurallardan oluşması ortaya çıkabilecek keyfilikleri engelleyerek standartlaşmış bir yapının varlığını temin edebilmektedir.

Bürokrasiyi sistemli bir halde inceleyerek bilimsel temellerle açıklayan kişi Max Weber’dir. Weber, bürokrasi kavramını ideal tip ile açıklamıştır. Bürokrasi bir devlet yönetim şeklidir ve devletin vatandaşın gözünde somutlaştığı bir alandır. Dolayısıyla vatandaş için bürokrasinin iş görme usulü ve bürokratlar devletin görünen yüzü olduğu için bürokrasinin olumsuz bir görüntü ortaya koymaması önemlidir.